تشمل نظام إدراة الوثائق الألكترونية مواضيع أرشفة وإدارة الوثائق حسب نظام منهجي معين.
الأهداف والسياسيات المتعلقة بالجودة سواء كانت خاصة بالشركات او الوثائق الفنية الشاملة فأنها تخلق في الشركة ضجة حركية كثيفة من الملفات والأوراق المهمة. حيث تسبب هذه الضجة المزدحة حدوث أخطاء في الوثائق والمعلومات وفقدان المعلومات اليومية الحديثة ومحتوى الوثائق ونفاذيتها وتنقيحها.
وبهدف التخلص من مثل هذه الأخطاء تقوم نظام إدراة الوثائق الألكترونية بضمان إمكانية الوصول الى الوثائق المطلوبة خلال ثوانٍ وذلك بنقل جميع الوثائق والمستمسكات المهمة الى وسط حاسوب ألكتروني.
الأهـــداف
- إدارة كافة انواع الوثائق والملفات حسب نظام منهجي معين (معهد المعايير القياسية التركية 13298)
- الأرشفة الرقمية الديناميكية وضمان التوصل الى الملف بصورة فعالة
- مكافحة تضييع الوقت وإسراف الورق
- ضمان الربح المادي الكبير مستقبلاً
- مكافحة مشاكل الخلل الأمني الناتج عن قلة الاوساط الملائمة والأنسانية
- إدارة عملية ديمقراطية وشفافة ونزيهة قابلة للمراقبة
- حل مشكلة الحاجة الى امكان واسعة للأرشيف. ضمان الربح المادي الكبير في المستقبل القريب.
- إنشاء الذاكرة المؤسسية
- إعتماد مفهوم الإدارة المعاصرة بتقنية التوقيع الألكتروني.
التحكم في الوصول والأمن
- يمكن تعريف صلاحية الوصول الى أمكان حفظ الوثائق والملفات والسجلات، حيث يتم تأمين الوصول الى النظام من خلال عنوان IP والمستخدم و عنوان Mac.
- يمكن إتخاذ الإجراءات الأمنية الشاملة بواسطة نظام Captcha / وظيفة التاكد من الصورة، حظر IP او المستخدم عند الدخول الخاطئ، مراقبة الدخول الخاطئ، تعيين مستوى حماية رمز الحماية وفترة نفاذية الجلسة.
- التكامل مع LDAP
الذكاء مواصفات نظام إدارة الوثائق الألكترونية
- الأرشفة الرقمية وإدارة خطة تصنيف الملفات
- الهيئة التشكيلية وإدارة المستخدم
- توقيع ألكتروني مصدق من قبل توبيتاك، دعم خاصية وضع الإشارة والختم الزمني
- إعداد تقارير مفصلة ومدعومة بالرسومات
- إدارة خطة الحفظ
- إجراءات تسجيل الوثائق الألكترونية
- خيارات التحويل المتطورة
- التحكم في الوصول والأمن
- محرك البحث ذات قدرة بحث فائقة
- تصميم وإدارة سياق العمل
- التكامل مع البريد الألكتروني
- تقنية التوقيع المنفصل
- مدير النصوص الداخلية
- وسيلة عرض الملفات بالصيغ المعروفة
- نظام الإنذار
- نظام التوكيل
- وحدة التقويم
